Avoir un statut d’auto-entrepreneur induit de nombreuses obligations notamment la rédaction de la facture pour vos clients après une vente ou un service. Même si cela peut être un vrai casse-tête, voici quelques conseils qui vous faciliteront la tâche.
Quels outils utiliser pour faire sa facture ?
Pour créer vos factures, vous pouvez utiliser Word en manipulant des images et des modèles, mais cela prendra assez de temps et le résultat final risque de vous déplaire. Le moyen le plus rapide et le plus simple de créer et de suivre vos factures consiste à utiliser Document Gratuit. Avec ce système de création, vos factures auront non seulement une apparence haut de gamme, mais ce système vous permet de suivre les factures envoyées, les paiements reçus, etc., le tout à partir de la même interface simple.
Les composantes de base d’une facture
Un en-tête personnalisé, c’est important !
Avoir un en-tête chic vous rendra plus professionnel. Si vous avez un logo pour votre entreprise, mettez-le en haut, avec le nom de votre entreprise. En dessous, incluez toutes vos informations de contact importantes, y compris votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et le site Web. Le nom de votre entreprise doit être en gras afin qu’il soit clair et net.
Les informations de votre client
En ce qui concerne cette section, il faut spécifier le nom de la société ou de la personne que vous facturez. Si vous avez eu le marché par un intermédiaire auprès de cette société, incluez son adresse et l’adresse de messagerie sur vos factures.
N’oubliez pas le numéro de facture et date
Peu importe le système de numérotation que vous utilisez, assurez-vous qu’il existe un numéro quelque part sur le relevé. En effet, cela vous permettra de le consulter lors du suivi des relevés, du contact avec les clients, etc. Assurez-vous aussi d’inclure la date de la facture.
Le relevé de services
Il s’agit ici de mentionner les dates travaillées, de faire la description de vos services, la quantité (si c’est une vente de produits) ou les heures (si c’est un service), le coût unitaire ou le tarif de vos horaires et les totaux.
Tous les termes et conditions
Avez-vous besoin qu’on vous paye immédiatement ou vous donnez 30 jours à votre client pour payer avant d’engager des frais de retard ? Avez-vous inclus dans vos facture une chose qui nécessite une explication, comme un rabais ou des frais supplémentaires ? Tous ces points doivent être pris en compte et énumérés clairement pour éviter toute confusion.
Le mode de paiement qui vous convient
Si vous utilisez un système de facturation, le mode de paiement devrait être indiqué quelque part sur la facture. Sinon, assurez-vous de dire à vos clients comment ils peuvent vous payer. Pour un paiement via PayPal, fournissez-leur votre email PayPal. Si vous acceptez des chèques, donnez-leur votre adresse et indiquez à qui le chèque doit être délivré. Si vous acceptez les paiements par carte de crédit, dites-leur comment les envoyer.